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Consejos para saber al compartir documentos de Google Drive con los estudiantes

6 de junio de 2014
La función para compartir que Google Drive ofrece a sus usuarios es realmente una función sorprendente. Es genial para compartir archivos y documentos con los estudiantes. Aún mejor, puede controlar quién puede ver y editar sus archivos con opciones de visibilidad y niveles de acceso. En la publicación de hoy, le mostraré cómo usar ambas funciones para compartir documentos, archivos y carpetas con sus alumnos.

Usando las opciones de visibilidad y los niveles de acceso, podrá:

  • Vea quién tiene acceso a sus documentos
  • Agregue colaboradores (editores, comentaristas o espectadores) por nombre o lista de correo
  • Transferir la propiedad de los archivos a otra persona

1- Opciones de visibilidad

Esta función le permite controlar quién puede acceder a sus archivos y carpetas. De forma predeterminada, Google Drive asigna visibilidad privada a todo lo que creas en él. Para cambiar la configuración de visibilidad de cualquiera de sus documentos en Drive:
Ve a tu unidad
Marque la casilla junto al archivo o carpeta que desea compartir.
Haga clic en el icono de compartir. Se mostrará una ventana emergente. Haga clic en “Cambiar”

Selecciona las opciones de visibilidad: “Público en la web”, “Cualquiera que tenga el enlace” y “Personas específicas”.

Cualquiera con el link:

Cuando configura un archivo como “Cualquiera con el enlace”, solo las personas que conocen la URL exacta del archivo pueden verlo, incluso sin iniciar sesión en su unidad.

público en la web

Seleccione esta opción para compartir si desea que su archivo o documento sea de acceso público en la web.
Los documentos y archivos públicos pueden aparecer en los resultados de búsqueda y cualquiera que encuentre la URL del documento puede acceder a él.

2- Nivel de acceso

Hay tres niveles de acceso al compartir documentos, archivos o carpetas en Drive.

1 – “Puede ver”:

Esto limita lo que los colaboradores pueden hacer con su documento a solo verlo. Las audiencias pueden:

  • Ver archivos y carpetas
  • Descargar o sincronizar algo con otro dispositivo
  • Copie algo para guardar en Google Drive
  • Los espectadores no pueden eliminar archivos o carpetas de forma permanente, ni cambiar la configuración de uso compartido de cierto contenido.

2- “Puede editar”:

Esto permite a los colaboradores editar y cambiar el contenido del documento. La edición puede:

  • Edita documentos, hojas de cálculo, presentaciones y dibujos de Google
  • Invitar o eliminar a otros colaboradores (si el propietario ha otorgado este permiso a los editores)
  • Descargar o sincronizar algo con otro dispositivo
  • Ver una lista de otros colaboradores
  • Copie algo para guardar en Google Drive
  • Cargar y eliminar versiones de archivos (solo archivos sincronizados o cargados)
  • Agregar y eliminar elementos de las carpetas
  • Los editores no pueden eliminar archivos o carpetas de forma permanente.

3- “Puede comentar”:

Esto permite a los colaboradores agregar comentarios a documentos, hojas de cálculo o presentaciones. Los revisores pueden:

  • Comenta en Google Docs, hojas de cálculo y presentaciones
  • Ver documentos, hojas de cálculo y presentaciones
  • Descargue o sincronice documentos, hojas de cálculo o presentaciones a otro dispositivo
  • Haz copias de documentos, hojas de cálculo o presentaciones para guardar en Google Drive
  • Los comentaristas no pueden eliminar archivos o carpetas de forma permanente, ni cambiar la configuración de uso compartido de cierto contenido.

Aquí se explica cómo personalizar la configuración del nivel de acceso de su documento.

  • Ve a tu unidad
  • Marque la casilla frente al documento, archivo o carpeta que desea compartir
  • Haga clic en el ícono de compartir para elegir una opción de visibilidad: Privado, Cualquiera con el enlace o Público en la web.
  • Ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir en el cuadro de texto debajo de “Agregar personas”. Puede agregar una persona o una lista de correo. Elija un nivel de acceso del menú desplegable junto a cada colaborador: Puede ver, Puede comentar o Puede editar.

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